Что такое онбординг новых сотрудников и чем он отличается от адаптации

Чтобы первый рабочий день в компании был комфортным и эффективным, новые сотрудники проходят процесс онбординга. Он помогает новичку влиться в команду и разобраться с рабочими вопросами. Что такое онбординг, как он организован в МТС и какие инструменты помогают новичку погрузиться в работу, рассказывает начальник отдела по онбордингу и адаптации Мария Васильева.

Мария Васильева

Начальник отдела по онбордингу и адаптации

Что такое онбординг

Онбординг — это интеграция новичка в рабочий процесс. Здесь продумано всё: от подписания документов и получения доступа к системе до знакомства с командой. Многие считают, что онбординг — это и есть адаптация новичка, но в действительности это лишь один из её этапов. В МТС в процессе адаптации выделяют три основных этапа: пребординг, онбординг и адаптацию.

Пребординг

Пребординг — первый этап адаптации. Он начинается, как только кандидат принял оффер. Задача пребординга — познакомить новичка с компанией. Для этого у нас есть специальный сервис, где содержатся базовые нормативные акты, сведения о компании и её продуктах. С этого сервиса кандидату направляются письма с подсказками: по какой ссылке перейти, чтобы изучить нужную информацию, куда нажать, чтобы подписать трудовой договор онлайн. Также на этапе пребординга новому сотруднику приходит уведомление, что ему назначен наставник. Так что к онбордингу новичок подходит подготовленным и уже имеет информацию о деятельности компании.

Онбординг

Онбординг, как уже было сказано, проходит в первый рабочий день. В других компаниях этот этап может включать несколько дней или даже недель, у нас он занимает один день. Задача онбординга — правильно организовать рабочий день новичка. Помочь подписать документы, настроить рабочий компьютер, получить данные для учётной записи и доступ к необходимым сервисам. Кроме того, новому сотруднику предстоит познакомиться с командой, руководителем и наставником — обсудить задачи на испытательный срок.

Адаптация

Адаптация — период испытательного срока, обычно он длится от одного до трёх месяцев. Всё это время новому сотруднику помогает наставник, с которым он знакомится уже в первый рабочий день. Помимо этого, для адаптационного периода в компании разработано много инструментов, о которых расскажем далее.

Кто проводит онбординг новых сотрудников

Методологией онбординга в нашей компании занимается отдел по онбордингу и адаптации. У нас разработан алгоритм действий по онбордингу и адаптации, в котором задействованы и HR, и руководитель, и наставник, и команда. На этапе онбординга руководитель знакомится с новым специалистом, обсуждает с ним задачи, которые предстоит выполнить в первый день и за время испытательного срока.

Наставник помогает погрузиться в профессиональные задачи. Объясняет, как устроены бизнес-процессы, делится опытом с новичком, обсуждает с ним, какое решение оптимально в той или иной ситуации.

Ну и конечно, новый сотрудник всегда может обратиться к коллегам. В основном это касается мелких рабочих вопросов, в которых он ещё не успел разобраться.

В МТС действует программа по наставничеству «Амиго». В ней может участвовать любой сотрудник. Наставник-амиго может быть как из команды, с которой предстоит работать новичку, так и из смежной команды по согласованию с руководителем. Единственное требование — функционал наставника и новичка должен быть похож. Для наставников на сайте представлен трек, там зафиксированы основные этапы: что требуется сделать, как помочь новичку, есть ссылки на полезные курсы и шаблоны.

Мария Васильева

Начальник отдела по онбордингу и адаптации

Процесс онбординга и адаптации

Для онбординга и адаптации используются специальные сервисы и приложения, кроме того, мы проводим ряд мероприятий, которые помогают погрузиться в работу.

Сервисы и приложения

В первый рабочий день у нас запускается welcome-рассылка. Её получают руководитель, наставник и новый сотрудник. В письме есть кнопка с переходом на трек с удобной навигацией из пяти разделов — первый день, первая неделя, первый месяц, полтора месяца и три месяца. В каждом разделе для всех расписаны пошаговые действия. Например, в первый день новичку нужно заполнить страницу-визитку на корпоративном портале, а руководителю — организовать установочную встречу с новичком, назначить задачи на испытательный срок.

Новый сотрудник может легко получить нужную ему информацию из разных источников. В день онбординга ему дают доступ к короткому обучающему курсу. Он выполнен в формате лонгрида и состоит из четырёх блоков — основные сведения о компании, сервисы для работы, полезные контакты и инструменты, включая опросы, треки и сценарии. Если человек забыл, в каком сервисе выполняется та или иная задача, или не понял, как получить доступ, то ему достаточно кликнуть на соответствующий блок в лонгриде, чтобы узнать об этом.

Найти подсказки можно и в базе знаний. Она разбита на блоки в зависимости от роли участника — руководитель, эйчар, наставник или новый сотрудник. Для каждого есть чёткие пошаговые руководства.

Также в корпоративном портале «Пульс» есть чат-бот для всех сотрудников. У чат-бота можно уточнить любые вопросы — от внутренних правил до расчёта заработной платы. Специально для новых сотрудников в чат-боте разработан сценарий по адаптации. Новичок кликает на интересующий его вопрос и получает ответ.

Мероприятия

В период адаптации для новых специалистов мы организуем индакшн-мероприятие и welcome-day.

В день онбординга новичок получает приглашение на индакшн-мероприятие, которое проходит онлайн каждую неделю. Мы знакомим его с оргструктурой компании, объясняем, как пользоваться навигацией по корпоративному порталу, где находится раздел с полезной информацией. Рассказываем про адаптационный трек и HR-партнёров. Отвечаем на вопросы по зарплате и льготам, например, объясняем, когда подключится ДМС и какие возможности оно даёт. В общем, освещаем все нюансы, которые интересуют сотрудников в первые рабочие дни.

Welcome-day проходит раз в месяц — это масштабное мероприятие организовывается для всей экосистемы МТС и занимает около полутора часов. Цель welcome-day — познакомить с экосистемой и продуктами, показать масштабы компании, рассказать про корпоративную культуру, возможности обучения и развития. На встречу обязательно приглашаем вице-президентов компании, которые отвечают за разные блоки и делятся стратегией развития экосистемы.

Для руководящего состава отдел онбординга и адаптации проводит мероприятия «Магия быстрой адаптации. Воршкоп для руководителя», где рассказываем про инструменты, которые помогают эффективно проводить адаптацию новых специалистов. Также для руководителей мы подготовили презентацию, в которой речь идёт о том, как наладить работу со специалистом на удалёнке. Есть рекомендации, как часто нужно проводить звонки и встречи с новичком, какие вопросы задавать, чтобы сотрудник не чувствовал себя вне команды и осознавал свою значимость.

Метрики оценки онбординга

Мы отслеживаем порядка двадцати метрик, в большинстве случаев делаем это с помощью опросов: отслеживаем уровень удовлетворённости процессом адаптации новичком и руководителем, насколько человек доволен информационным сопровождением, скоростью оформления, получил ли должную поддержку во время испытательного срока. Также просим отметить по шкале, насколько понятны рабочие задачи, уровень отношений с руководителем и командой. Помимо этого, мы контролируем посещаемость наших треков по адаптации и смотрим, какой процент новых сотрудников посетили адаптационное мероприятие и welcome-day. Обращаем внимание на отток сотрудников во время испытательного срока. Если видим увеличение по сравнению с предыдущим периодом, то выясняем причины, далее по результатам опросов корректируем материалы и мероприятия.

Заключение

Хорошо организованный онбординг позволяет быстро подготовить нового сотрудника к испытательному сроку, познакомить его с рабочими инструментами, сориентироваться в новых задачах и не растеряться в первый рабочий день.

Ну а для тех, кто планирует стать новичком в нашей компании, мы подготовили чек-лист по первому рабочему дню. И помните, что с любым из этих пунктов вам всегда помогут.

Чек-лист: что нужно сделать новичку в первый рабочий день

• Подписать оставшиеся документы для трудоустройства.
• Получить в SMS код для входа в корпоративную учётную запись.
• Получить компьютер или с помощью IT-команды настроить личный ноутбук для работы.
• Получить welcome-пак (подарок).
• Познакомиться с руководителем, наставником и командой.
• Осмотреть офис и своё рабочее место.
• Изучить welcome-рассылку и трек новичка, чтобы понять, что делать дальше.
• Заполнить карточку-визитку о себе.
• Убедиться вместе с руководителем или наставником, что у вас есть доступ ко всем необходимым сервисам.
• Получить приглашение на индакшн.

Выбирайте вакансию!